Công cụ đắc lực của mọi doanh nghiệp

(Tài liệu được biên soạn bởi Teleworking)

Website: https://teleworking.vn/ Hotline: 0366.496.399 Email: [email protected]

Mở đầu

Truy cập từ xa đã không còn quá xa lạ đối với mọi người, nó đã xuất hiện hàng chục năm trên các thiết bị điện tử và đã đến lúc các doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn cũng cần áp dụng mô hình làm việc mới này để bắt kịp xu hướng thời đại và phát triển. Điều đáng tiếc là phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam vẫn sử dụng phương thức làm việc truyền thống tại văn phòng và lo ngại trong việc chuyển đổi, một số doanh nghiệp khác lại quá nóng vội và có những hướng đi sai lệch.

Cẩm năng về truy cập từ xa này sẽ phân tích và chỉ ra những lý do vì sao doanh nghiệp của bạn đến giờ vẫn đang loay hoay chưa thể ứng dụng mô hình mới này.

Tìm hiểu về Truy cập từ xa – Remote Access

Truy cập từ xa – Remote Access là gì?

Truy cập từ xa (tiếng anh gọi là Remote Access) là tính năng người dùng có thể truy cập vào máy tính từ một khoảng cách địa lý thông qua kết nối mạng. Ví dụ: một người dùng kết nối với máy tính tại văn phòng của họ từ máy tính cá nhân ở nhà.

Truy cập từ xa cho phép người dùng từ xa truy cập vào tệp và các tài nguyên hệ thống khác trên bất kỳ thiết bị hoặc máy chủ nào được kết nối với mạng bất kỳ lúc nào. Điều này làm tăng năng suất của nhân viên và cho phép nhân viên hợp tác tốt hơn với các đồng nghiệp trên toàn thế giới.

Ứng dụng của Remote Access trong công việc?

Hỗ trợ từ xa

Truy cập từ xa được ứng dụng để hỗ trợ từ xa – Remote Support, phần mềm sẽ được cài đặt trực tiếp trên máy tính có thể trợ giúp người dùng trong nhiều trường hợp khác nhau. Người hỗ trợ từ xa có thể ở bất cứ đâu miễn là máy tính có cài đặt phần mềm hỗ trợ và có kết nối internet. Sau đó cung cấp dãy số ID và mật khẩu cho người hỗ trợ từ xa để người hỗ trợ vào và điều khiển máy tính được. Hiện nay có các phần mềm truy cập để hỗ trợ từ xa như: Teamviewer, Ultraviewer, AnyDesk, …

Nếu được cấp quyền truy cập từ máy cần hỗ trợ, người hỗ trợ từ xa cũng có thể cũng có thể chia sẻ quyền điều khiển, mở tệp, truy cập thông tin và nhập dữ liệu bằng chuột và bàn phím. Điều này cực kỳ hữu ích cho một chuyên gia CNTT, người có thể xử lý sự cố từ xa bằng cách chạy quét hoặc kiểm tra sổ đăng ký. Mặc dù loại kết nối này bắt nguồn từ giới hạn của mạng LAN, nhưng giờ đây có thể hỗ trợ từ xa qua internet bất kể vị trí của người dùng.

Giám sát và quản lý từ xa

Ứng dụng tiếp theo của Remote Access dùng để giám sát và quản lý từ xa (RMM – Remote Monitoring and Management) là quá trình theo dõi, giám sát và quản trị các thiết bị đầu cuối cho khách hàng. Nó chủ yếu được sử dụng bởi các nhà cung cấp quản trị dịch vụ (MSP) để cung cấp dịch vụ CNTT cho các tổ chức cần thuê ngoài về các yêu cầu CNTT của họ. Hai trong số các giải pháp cơ bản cần thiết để bắt đầu kinh doanh MSP là công cụ RMM và công cụ tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA).

Làm việc từ xa

Ứng dụng cuối cùng mà Truy cập từ xa được ứng dụng dùng để làm việc từ xa – Remote Work, ứng dụng này giúp nhân viên, nhà quản lý có thể truy cập làm việc trên máy tính tại văn phòng từ máy tính cá nhân tại nhà qua kết nối internet.

Trong truy cập làm việc từ xa thông thường, màn hình của máy tại văn phòng thường sẽ để chế độ “blank screen – đen màn hình” khi máy ở ngoài văn phòng bắt đầu truy cập và chỉ có máy điều khiển mới có thể thấy được màn hình của máy tính tại văn phòng để đảm bảo tính bảo mật, riêng tư. Mặc dù được máy tính ở ngoài văn phòng điều khiển nhưng thực chất tất cả các quá trình xử lý đều được máy tại văn phòng thực hiện. Các máy điều khiển chỉ truyền các tín hiệu đầu vào bằng bàn phím và chuột và máy được điều khiển sẽ gửi lại đầu ra là các hình ảnh, video hoặc âm thanh. Nếu máy ở ngoài văn phòng thực hiện lưu trữ tệp vào ổ cứng thì tệp đó sẽ nằm trong ở cứng tại máy tính văn phòng của bạn chứ không phải trên máy tính cá nhân, điều này sẽ giúp các tài liệu, thông tin nội bộ không bị chuyển ra bên ngoài đảm bảo tính an toàn và bảo mật.

7 Lợi ích khi sử dụng Remote Access

Qua những ứng dụng mà Remote Access mang lại, ta có thể nhận thấy những lợi ích cực kỳ to lớn mà mô hình này đem lại:

Đảm bảo an toàn sức khỏe

Việc môi trường ngày càng trở nên ô nhiễm do khói bụi, khí thả từ các phương tiện giao thông đã ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người. Truy cập từ xa sẽ giúp nhân viên không phải di chuyển một quãng đường dài từ nhà đến văn phòng, giảm thiểu tối đa lượng không khí ô nhiễm, giảm những sự cố va chạm giao thông ngoài ý muốn.

Tiết kiệm chi phí

Tiền điện, tiền nước, tiền ăn uống; chi phí vận hành tại mỗi công ty không phải là một khoản nhỏ. Khi nhân viên làm việc tại nhà và không sử dụng đến những nguồn tài nguyên này; công ty có thể tiết kiệm được một phần đáng kể để sử dụng cho các mục đích quan trọng khác.

Với góc độ nhân viên, họ sẽ không còn tốn tiền vào xăng xe, thời gian di chuyển, ăn trưa, cà phê; không còn tụ tập đồng nghiệp hay tốn chi phí mua quần áo công sở nữa. Như vậy trung bình thu nhập của mỗi nhân viên cũng sẽ tăng lên một phần không nhỏ.

Tăng tính sáng tạo

Cả ngày gò bó tại một môi trường cố định; đây chưa chắc là điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của mình. Khi làm việc tại nhà, mỗi nhân viên có thể chọn cho mình một góc làm việc như ý; với một tinh thần làm việc sảng khoái, từ đó sáng tạo ra nhiều ý tưởng độc đáo và ấn tượng.

Nâng cao năng suất công việc

Khi làm việc với khách hàng, bạn chỉ có thể chăm sóc từng khách một nhưng khi làm việc từ xa. Bạn có thể chăm sóc rất nhiều khách hàng cùng lúc với tốc độ nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất công việc so với làm tại văn phòng.

Thời gian dành cho bản thân

Thời gian được tăng thêm đang kể khi bạn không còn phải di chuyển hàng giờ đồng hồ để đến nơi làm việc. Thời gian đó bạn có thể dành ra cho bản thân như tập thể thao, chuẩn bị một bữa sáng đầy đủ hay có thể ngồi cafe với bạn bè trước giờ làm việc. Thời gian đó rất quý giá mà nếu không thay đổi phương thức làm việc thì bạn không thể có được.

Cơ hội việc làm

Bạn là người có năng lực và được rất nhiều các công ty, doanh nghiệp mời bạn về làm nhưng yếu tố địa lý, khoảng cách quá xa đã gây cản trở bạn. Thật tiếc phải không? Khi làm việc từ xa, bạn có thể ứng tuyển đến bất cứ nơi nào bạn muốn, điều đó hẳn sẽ rất tuyệt vời.

Dễ quản lý, kiểm soát hiệu suất làm việc của nhân viên

Một lợi ích của Remote Access dành cho các nhà quản lý khi mô hình này giúp việc chấm công, đo lường mức độ sử dụng thiết bị để làm việc, đăng tải các báo cáo đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng. Giúp các nhà quản lý có thể nắm bắt được tất cả nhân viên của mình có đang làm việc theo đúng tiến độ đã đặt ra hay không để có những điều chỉnh kịp thời.

9 công việc phù hợp với Remote Access

Lập trình viên

Lập trình viên, phát triển phần mềm là những công việc mà người lao động có thể làm việc từ xa. Họ có thể trao đổi công việc qua các ứng dụng chat, cuộc gọi, email khi tham gia vào các dự án website, thương mại điện tử hoặc làm game.

Công việc này đòi hỏi người lao động phải có kiến thức vững vàng về các ngôn ngữ lập trình, uy tín và trách nhiệm trong công việc. Đôi khi bên thuê không đòi hỏi người lao động phải có bằng cấp.

Dịch thuật

Đây là một trong những công việc làm từ xa phổ biến hiện nay. Trong mọi lĩnh vực từ pháp luật đến kinh doanh đều có nhu cầu tuyển dụng dịch giả làm việc từ xa.

Digital Marketer

Một trong những công việc có thể làm từ xa là tạo ra và chạy các chiến dịch quảng cáo online trên các nền tảng truyền thông. Với laptop được kết nối Internet, bạn có thể hoàn thành công việc ở bất kỳ đâu mà không cần phải đến văn phòng mỗi sáng.

Cộng tác viên kế toán

Các công ty quy mô nhỏ hoặc startup thay vì có bộ phận kế toán làm việc full-time giờ hành chính, sẽ lựa chọn phương án tuyển kế toán kiểu cộng tác viên làm việc từ xa. Hàng tháng, bạn sẽ đến công ty nhận hồ sơ, các biên lai thu chi mang về nhà để làm sổ sách và báo cáo thuế định kỳ.

Freelance Copywriter

Các công ty ngày càng có có xu hướng phát triển nội dung cho Marketing nên nhu cầu tuyển dụng nhân sự để viết lách cũng tăng theo. Để có thể làm công việc này, bạn chỉ cần có khả năng viết lách, tổng hợp tin, biết cách truyền tải thông điệp của thương hiệu hoặc nhãn hàng tới độc giả là có thể nhận công việc copywriter làm việc từ xa.

Designer – Nhân viên thiết kế

Các nhân viên thiết kế thường phải làm trên rất nhiều các ứng dụng bản quyền với chi phí đắt đỏ, bên cạnh đó cần trang bị máy tính có cấu hình mạng và bộ lưu trữ đủ lớn. Do vậy khi nhân viên thiết kế làm việc từ xa, việc mang máy tính tại công ty đi mọi nơi là điều không thể, Remote Access sẽ giúp nhân viên đó truy cập từ máy tính cá nhân đến máy tại văn phòng và từ đó có thể thiết kế mọi mà không lo máy không đủ mạnh hay không có phần mềm bản quyền.

Giáo dục online

Việc học online đã trở nên phổ biến với bất kỳ lứa tuổi nào, từ cấp 1 đến đại học do tình hình dịch bệnh căng thẳng gây ra. Remote Access giúp các thấy cô giáo muốn thuyết trình, thực hành các phần mềm mà máy tính tại nhà không đủ để đáp ứng, những tài liệu mà chỉ có trên máy tính tại văn phòng trường học. Từ đó remote access sẽ là công cụ đắc lực trong việc giáo dục online.

Nhân viên nhập liệu

Công việc nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu cho các website doanh nghiệp có thể cho phép người lao động làm việc từ xa, không cần đến văn phòng. Để hoàn thành công việc, người lao động phải có kỹ năng chuyên môn bởi công việc này khá phức tạp, đòi hỏi sự tập trung cao độ.

Quản lý bán hàng

Khi bạn quản lý một chuỗi hệ thống nhà hàng trên toàn quốc hoặc tại nhiều nước trên thế giới. Remote Access sẽ giúp bạn truy cập và quản lý, khắc phục sự cố, nâng cấp các máy bán hàng, máy POS một cách nhanh chóng, an toàn bảo mật và tiết kiệm tối đa chi phí khi không phải di chuyển đến trực tiếp vị trí cửa hàng đó.

Remote Access hoạt động như thế nào

Khi bạn cần truy cập vào máy tính để bàn tại văn phòng công ty để khắc phục sự cố, truy cập dữ liệu thông tin dự án đang quản lý thì phần mềm truy cập làm việc từ xa là công cụ bạn cần. Việc bạn cần làm là kết nối internet, phần mềm truy cập từ xa cho phép các nhà quản trị và nhân viên làm việc an toàn, hiệu quả đông thời tiết kiệm được thời gian, chi phí.

Với sự phụ thuộc ngày càng nhiều vào công việc từ xa và các tổ chức doanh nghiệp phát triển ra toàn cầu, việc người dùng truy cập các thiết bị từ xa trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhưng việc sử dụng phổ biến phải đi kèm với sự an toàn. Việc truy cập máy tính từ xa có thể gây ra nhiều lỗ hổng bảo mật và khiến nó trở thành mục tiêu chính mà các tội phạm mạng nhắm tới.

Vậy, phần mềm truy cập từ xa – Remote Access hoạt động như thế nào?

Truy cập từ xa được thực hiện với sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và kết nối mạng.

Ví dụ, truy cập từ xa truyền thống trước khi có kết nối internet rộng rãi đã được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm mô phỏng thiết bị đầu cuối kiểm soát truy cập qua modem phần cứng được kết nối với mạng điện thoại. Ngày nay, truy cập từ xa được thực hiện phổ biến hơn bằng cách sử dụng:

• Phần mềm: Sử dụng giải pháp phần mềm an toàn như VPN, VDI, SSD, G/On.
• Phần cứng: Bằng cách kết nối các máy chủ thông qua giao diện mạng có dây cứng hoặc giao diện mạng Wi-Fi.
• Mạng: Bằng cách kết nối qua internet.

Khi người dùng kết nối thông qua các phần mềm để truy cập từ xa, các phần mềm này sẽ mã hóa lưu lượng trước khi truyền qua internet, giúp ngăn chặn sự tấn công nhằm đánh cắp dữ liệu từ các tội phạm mạng.

Người dùng có thể truy cập an toàn vào các ứng dụng và tài liệu trên máy tính tại văn phòng thông qua các giải pháp như điện toán đám mây, lưu trữ tại chỗ. 2 giải pháp này đều có những ưu nhược điểm riêng, và một giải pháp kết hợp sẽ giúp bạn khác phục những nhược điểm này.

Lưu ý khi triển khai Remote Access

Những tính năng Remote Access cần có

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Hình thức triển khai đa dạng, nhanh chóng.
• Kế thừa hạ tầng CNTT có sẵn: Là ko tốn t/g triển khai, là ko tốn chi phí đầu tư thêm phần mềm/thiết bị, là ko phải thiết lập lại các quy chế an toàn thông tin nội bộ.
• Dễ dàng sử dụng.
• Quản lý tập trung.
• Tính bảo mật cao, nhiều lớp, chống sao chép dữ liệu.
• Tốc độ truy cập nhanh, không giật, lag.
• Chi phí thấp.

Triển khai Remote Access nên bắt đầu từ đâu?

Khi thực hiện triển khai Remote Access cho doanh nghiệp của mình, bạn cần tìm hiểu thật kỹ nhu cầu công việc của doanh nghiệp mình là gì? Từ đó chọn ra được công cụ giúp truy cập từ xa phù hợp nhất.

Sai lầm dẫn đến thất bại khi áp dụng Remote Access

Những lợi ích truy cập từ xa – Remote Access đem lại đều vô cùng có giá trị, nhưng nếu áp dụng một cách sai lệch, nó sẽ trở thành “con dao hai lưỡi”. Có thể kể đến những nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng truy cập từ xa kém hiệu quả:

Điều kiện cơ sở vật chất không đủ đáp ứng

Đối với nhân viên văn phòng làm việc trực tiếp bằng máy tính cá nhân thì có lẽ làm việc từ xa (work from home – Teleworking) không có quá nhiều khó khăn vì mọi nhân viên đã quen với xử lý, giải quyết công việc online, báo cáo online đến các cấp quản lý.

Nhưng đối với một số vị trí đặc biệt hơn như nhân viên thiết kế, lập trình, … cần một không gian đủ yên tĩnh và máy tính được trang bị đầy đủ thì có lẽ làm việc tại nhà sẽ gặp nhiều khó khắn hơn khi máy tính tại nhà có thể sẽ không đáp ứng đầy đủ được các yêu cầu công việc.

Khi máy tính, điều kiện cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu của công việc thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng. Đây vẫn là một trong những bất cập điển hình của hình thức làm việc từ xa tại nhà.

Hiệu suất công việc không đảm bảo

Đối với nhiều nhà lãnh đạo, cách họ duy trì động lực làm việc cho cả đội nhóm là đảm bảo mọi người đều có mặt tại văn phòng để trực tiếp chỉ đạo và giám sát công việc. Ngược lại, khi nhân việc làm việc từ xa sẽ rất khó để kiểm soát. Thiếu các công cụ hỗ trợ, nhà quản lý không thể chủ động theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên mà chỉ có thể đánh giá thông quan chất lượng djw án và các bản báo cáo tình hình làm việc của họ.

Chọn sai công cụ

Hiện nay, việc xuất hiện quá nhiều các công cụ giúp truy cập từ xa khiến người dùng hoang mang không biết nên chọn loại công cụ nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Và khi chưa tìm hiểu một cách kỹ càng các công cụ mà đã đưa ra lựa chọn thì việc thất bại khi áp dụng Remote Access là điều dễ hiểu.

Các phần mềm Remote Access phổ biến nhất hiện nay

1. Soliton SecureDesktop – SSD
2. Virtual Private Network – VPN
3. Virtual Desktop Infrastructure – VDI
4. TeamViewer
5. UltraViewer
6. …

Lời kết

Một doanh nghiệp thành công là khi họ nắm bắt được xu hướng của thời đại, đáp ứng được nhu cầu của nhân viên bởi nhân lực là một trong những nhân tố chủ chốt quyết định sự thành bại của cả một doanh nghiệp. Do vậy khi nhu cầu của nhân viên về truy cập từ xa ngày càng tăng cao, thì các doanh nghiệp nên có những phương án để giúp nhân viên của mình.

Remote Access đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các nhân viên từ xa đến với văn phòng, giúp mở rộng đa dạng có phương thức làm việc, nâng cao năng suất, chất lượng và cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân.

Hy vọng với những phân tích tổng quát nhất về Remote Access sẽ giúp bạn có những định hướng rõ ràng trong việc áp dụng đối với chính doanh nghiệp mình. Chúc bạn triển khai Remote Access – Truy cập từ xa thành công!

Liên hệ ngay với chúng tôi để triển khai Remote Access:

• Webiste: https://teleworking.vn/
• Hotline: 0366.496.399
• Email: [email protected]